Cara menggunakan Microsoft Excel

HOW TO USE MICROSOFT EXCEL

Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih

Microsoft Excel.

Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus

mengetahui elemen-elemen yang ada pada Microsoft Excel

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

·         Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

·         Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish

dokumen.

·         Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

·         Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi

untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

·         Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms

Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

·         Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol

pengendali.

·         Cell

Cell merupakan

􀂉 Nomor Baris

􀂉 Nomor Kolom

􀂉 Nama Range

􀂉 Fungsi

·         Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal

dan horisontal.

Memulai Membuat Dokumen

Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada gambar.

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada gambar adalah

sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

• Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan

“Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.

• Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti

pada tampilan dibawah ini:

• Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7

untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

• Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan

kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol

Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

• Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell

kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya

seperti underline atau italic.

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih

cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak

hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di

ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan

pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah,

menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label,

angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan

informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara

terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang

sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada

Gambar

4. Penggunaan format Tabel dan Cell

• Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template

seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik

tombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style format

tabel seperti berikut ini.

• Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau

tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya

pada gambar menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:

o    Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border

dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol

dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

o    Untuk memberi warna pada judul tabel bias menggunakan fasilitas format

cell dengan cara blok cell A7 sampai F7 kemudian klik tombol

kemudian akan muncul pilihan style cell yang akan kita pilih seperti pada

tampilan dibawah ini.

Selain warna cell, kita juga dapat melakukan number format cell jika isi

cell berupa numeric misalnya number format menggunakan comma,

percent atau currency.

Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen klik Save . Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :

• Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As

• Apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan

menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen. Untuk memberi nama pada file ketikkan nama yang diinginkan dalam kotak File name, lalu tekan tombol Save.

• Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan dengan nama dan format

penyimpanan lain maka pilih Office Button kemudian klik tanda panah pada Save as

dan pilih format penyimpanan lain misalnya disimpan dengan format Microsoft Excel

97-2003